Gestform remporte le Prix des Bonnes Pratiques 2017 dans la catégorie ETI,

Mercredi 08 février 2017

Gestform recrée du lien et accompagne la montée en compétence de ses salariés en situation de handicap grâce au « management visuel », pour évoluer vers la sous-traitance de process administratif et le Back Office, et maintenir ainsi sa compétitivité. 

PRÉSENTATION

Activité : Entreprise adaptée, prestataire de services en numérisation de hauts volumes, GED, Back Office, éditique et reprographie
Localisation : MERIGNAC, Gironde (Sites à Bordeaux, Paris et Toulouse)
Effectif : 375 collaborateurs
Total des Produits : 14 millions € (2015)
Action : Management participatif et visuel - Lean durable
Critère EFQM® concerné : PERSONNEL

La problématique

Créée en 1986 sous l’égide d’une association pour donner du travail aux personnes en situation de handicap, la girondine Gestform a plus que doublé son effectif en une quinzaine d’année (de 120 à 375 salariés), générant peu à peu une communication moins fluide au sein de l’entreprise et rendant plus compliqué l’objectif social de l’association.
Dans le même temps, ses métiers de base ont beaucoup évolué (reprographie, numérisation). Si Gestform a su s’adapter (50% de son activité provient désormais de nouveaux métiers, et notamment
la sous-traitance de process administratifs, du type cartes famille nombreuses de la SNCF), ces nouveaux métiers nécessitent des compétences plus complexes et des contacts accrus avec la clientèle. Pour garder une indépendance maximale vis-à-vis des aides de l’état (15 à 17% de son produit) et rester compétitive, Gestform a dû gérer cette montée en compétence tout en tenant compte des difficultés inhérentes à sa qualité d’entreprise adaptée.
Enfin, l’entreprise doit encore faire face à de nombreux préjugés liés au handicap, et prouver, plus que ses concurrentes, sa compétence.

La démarche

En 2013, une salariée découvre le lean management en milieu adapté et partage sa découverte avec son dirigeant. Séduits par l’approche de l’Ecole POP, une entreprise nantaise qui promeut un lean durable basé sur le « management visuel » (les rituels), ils développent la démarche Philae à partir d’avril 2015. Les rituels (réunions) portent un nom composé du « g » de « Gestform » et du nombre de minutes de la réunion (g5, g20, g30, g90), et dans chaque service est créé un endroit où le personnel se rencontre autour d’un tableau d’animation. Chaque journée commence ainsi debout, par un g5, où l’on expose les difficultés de la veille et où l’on dénoue les problèmes naissants. Les différents encadrants se retrouvent ensuite en g15 pour partager et traiter les infos du g5 (activité, qualité, sécurité, environnement, idées, informations, décisions), etc.

Le résultat

Grâce à l’escalade des différents g, le nombre de mails a été divisé par 10, (supprimant ainsi bon nombre de malentendus) et la « copie au chef » a quasiment disparu, les problèmes étant gérés dès la racine, avec beaucoup plus de réactivité.
Après une phase d’étonnement « on a déjà trop de réunions », l’ensemble des collaborateurs de Gestform a pleinement adopté cette nouvelle méthode de management qui simplifie les relations et favorise la transparence : Les décisions étant prises ensemble, l’appropriation par les équipes est forte. La parole des collaborateurs est libérée, ils ont gagné en autonomie et sont responsabilisés. La fonction support a également plus de lien avec la production. Grâce à cette meilleure communication, Gestform a gagné en réactivité et en productivité. Olivier Théron, directeur général de Gestform résume ainsi la démarche : « on résout les problèmes au quotidien plutôt que d’attendre que ceux-ci se complexifient et aboutissent à des situations difficiles. A travers cette démarche, GESTFORM tend vers l’entreprise agile ». Pour pousser la transparence jusqu’au bout, Gestform a déjà convié quelques clients (Orange, Airbus) à un g30, pour montrer comment les dossiers étaient gérés, les difficultés ressenties et traitées. Ses bons résultats ont permis à Gestform de verser l’équivalent d’un 13ème mois sous forme d’intéressement à ses collaborateurs en 2015.

Citations

Le Jury du Prix Qualité Excellence Opérationnelle : « Face à une concurrence qui se renforce sur un marché moins porteur, avec de nouveaux matériaux, produits et concepts, PVE a compris le besoin de réorganiser sa veille sur les marchés. Nous avons été séduits par sa capacité à mettre en place, à son rythme, des démarches dignes des plus grands groupes. Son exemple montre à quel point le référentiel EFQM® peut être utile pour guider une PME vers la performance ».

Olivier Théron, directeur général de Gestform : « J’adresse un grand merci au titre de toutes les équipes de GESTFORM car nous avons débuté notre démarche Management Visuel de la Performance il y a à peine deux ans et nous obtenons déjà de magnifiques résultats. J’ai la chance d’animer une entreprise qui grandit en restant agile. Cette qualité garantit la pérennité de nos emplois et c’est bien là mon plus fort engagement. La bonne pratique pour laquelle le Prix nous a choisi est représentative de 30 ans d’évolution de notre Entreprise Adaptée. Notre performance économique est un moyen d’atteindre notre ambition profonde : le développement du capital humain. »