La ville de Sanary-sur-Mer poursuit sa démarche Qualité

La MAIRIE DE SANARY SUR MER a reçu le Prix régional des Bonnes Pratiques Qualité Performance dans la Catégorie Public et Associations pour son action « Déterminer le processus Conseillers Municipaux de la Majorité au sens de la norme ISO9001 : 2008 » (Revenir sur la cérémonie et voir les autres lauréats régionaux). Qu'est-ce que cela signifie concrètement ? La ville nous raconte… extraits choisis du dossier de presse joint en bas d'article.

"La mairie de Sanary-sur-Mer est une collectivité territoriale qui a choisi de relever le défi de « tendre vers l’excellence ». C’est tout d’abord une volonté opiniâtre et une très forte implication de M. le Maire Ferdinand BERNHARD. C’est un profond respect des concitoyens et de l’environnement naturel, mais aussi une démarche de communication et d’écoute qui se reflètent au travers de notre Politique Qualité. A l’instar du secteur de l’entreprise privée, celui des collectivités publiques n’a pas échappé au nécessaire développement de la « Démarche Qualité ». Les clients pour les unes, les citoyens pour les autres, sont en effet en droit d’attendre des services efficients, fiables, aux coûts maîtrisés, et de grande qualité."

Ces engagements fondamentaux répondent aux exigences de la norme ISO 9001:2008.

Monsieur le Maire exige que l’administré soit pris en considération comme un client ! Pour ce faire, il a choisi de donner à chacun des élus de la majorité des délégations, ils sont ainsi mandatés pour appliquer, faire appliquer et veiller à la mise en oeuvre des décisions liées au projet politique dans sa globalité.

La méthode : un logiciel pour une meilleure gestion des projets communaux

L’action, engagée depuis plusieurs années, via la mise en oeuvre de ce processus propre à SANARY, grâce à l’application Agilium, démontre en effet une capacité méthodologique opérationnelle d’appropriation par les adjoints et élus délégués aux divers secteurs d’activités de la Commune.

Cette méthode les place en situation réelle de pilotage contrôlé des actions engagées, d’évaluation formelle des réalisations du programme communal qui leur ont été confiées par le Maire. 

Ceux-ci sont ainsi en mesure de lui rendre compte personnellement, directement, selon la périodicité convenue, de l’état exact et détaillé de l’avancement des réalisations programmées. Le Maire peut alors agir selon une gouvernance opérante, efficace, en termes de suivi et d’évolution de son programme politique communal d’intérêt général.

Quelques chiffres sur l’utilisation d’agilium depuis 2011 

• 175 élus et agents formés 
• 25 processus 
• 134 sous processus 
• Projets initiés : 2010 
• Projets en cours : 635 
• Projets soldés : 1375 
• Actions ouvertes : 11052 
• Nombre de pré-délégations : 300 
• Nombre délégations : 150 

La mise en place de l’amélioration continue dont l’écoute des administrés, usagers et visiteur au sein des collectivités est un enjeu essentiel. En effet, l’outil de gestion de délégation participe à toute l’organisation induite, l’administration met en oeuvre selon une stratégie des objectifs, une mesure des résultats sur la base d’un management participatif. Ainsi, l’organisation n’est plus centrée sur les tâches, mais sur un management d’hommes, de techniques et de coûts. La qualité permettra donc d’anticiper les risques et de tendre vers l’excellence par le biais des principes fondamentaux et de bon sens.

Un processus innovant - L’implication de tous

Pour répondre à ce défi, un outil de gestion de projet innovant a été créé, initié par le Service Qualité. En collaboration avec notre partenaire Agilium, le manager a bâti une application permettant notamment de recenser tous les projets des délégations, de créer des plans d’actions et de générer des statistiques. Les élus et les agents utilisateurs ont été formés sur cette application et sur l’esprit de ce procesus - soit plus d’une centaine de collaborateurs - et se déclarent majoritairement très satisfaits de l’organisation mise en place : planification des réunions, horaires, apports en solution du manager lors de la pré-délégation, contenu, utilisation de l’application web… Opérationnelle depuis 2011 et intégrée au sein de l’intranet de la mairie, l’application permet un suivi optimum des projets municipaux, une évalution de l’activité, et leur mise en oeuvre efficace au service des administrés.

>> Voir le reportage réalisé la semaine dernière par France 3 Var sur le sujet 

2 étapes essentielles : Les réunions de pré-délégation et de délégation 

1/ La revue de processus ou réunion de pré-délégation : coaching, management, approche processus.

La pré-délégation est planifiée en amont de la réunion de délégation, une réunion de travail qui donne tout son sens à la fonction « élu ». Elle concerne l’élu en charge de la délégation, accompagné du ou des responsables de services associés, du manager opérationnel et du 1er adjoint. 

Sont abordés notamment : 

• l’analyse et l’avancée des travaux 
• la décision de création de nouveaux projets 
• l’analyse des remontées d’information des administrés 
• la validation de la réalisation budgétaire 
• les actions correctives et préventives potentielles à mettre en oeuvre 
• la stratégie de communication vers les administrés et les organismes… 
• le résultat des indicateurs de performance 

2/ La réunion de délégation : un véritable engagement de la direction et un leadership. 

Lors de cette réunion structurante et d’orientation à laquelle participent également le Maire, la 1ère Adjointe et la Directrice Générale des Services, l’élu présente et commente, seul, avec précision, son activité. Il propose des évolutions opérationnelles à réaliser et énonce également les difficultés rencontrées. Monsieur le Maire oriente les débats et précise, si besoin, le sens à donner aux projets. A l’issue de la réunion, des compte rendus croisés sont rédigés par la DGS et le manager opérationnel. Ils sont communiqués à l’élu pour actions auprès de son service.

Les bénéfices du Prix

Le Prix des Bonnes Pratiques Qualité Performance lui a permis de bénéficier d’un éclairage sur ses points forts et ses axes de progrès. Elle a disposé d’un plan d’engagement vers la performance, adapté à sa taille et à son activité. Ce plan d’engagement a permis un système de pilotage efficace.