L’Union de la Vie Associative de l’école EPF remporte le Prix des Bonnes Pratiques 2018 dans la Catégorie Association

L’Union de la Vie Associative (UVA) de l’école EPF (Hauts-de-Seine) accorde des subventions plus équitables en 2 fois moins de temps à ses 50 associations.

LA PROBLÉMATIQUE

Chargée de répartir les 55 000€ de budget accordé par l’école aux 50 associations et clubs répartis sur les 3 campus (Sceaux, Troyes et Montpellier), l’équipe de l’UVA ne parvenait pas à rencontrer l’ensemble des associations en moins de 4 mois, retardant ainsi gravement certains projets, et n’était pas satisfaite de l’allocation des ressources : les demandes des premières associations à passer (souvent celles du campus de Sceaux) étaient satisfaites à 100% tandis que les dernières (souvent les autres campus) n’atteignaient que 65% de satisfaction.

LA DÉMARCHE

Pour obtenir une répartition plus rapide et plus égalitaire de ce budget, l’UVA revoit il y a 2 ans son processus d’allocation des subventions. Un système de documentation et d’archivage est mis en place : chaque association télécharge sa fiche de demande de subvention en début d’année et y indique son projet et le budget souhaité, qu’elle renvoie au moins 1 semaine avant sa soutenance. Les soutenances sont réorganisées : le conseil d’administration y consacre désormais tous ses jeudis après-midi pendant 5 semaines consécutives et l’UVA introduit des double Jury. Enfin, un compte-rendu standard est mis en place.

LE RÉSULTAT

Les fiches de subvention ont permis de diminuer le temps de soutenance de 45 à 30 minutes pour les petites associations et d’1h30 à 1h pour les grandes. Plutôt que de découvrir le projet, le conseil d’administration conseille l’association sur son projet, l’optimisation de son budget… Aujourd’hui, l’UVA rencontre l’ensemble des associations en 4 semaines et consacre 3 semaines aux délibérations : elle bénéficie ainsi d’une vision globale pour allouer les budgets et les versements sont faits dans un délai raisonnable et identique pour tous.

Aujourd’hui, le taux de satisfaction est de 92%, et il est équitablement réparti selon les campus.

CITATIONS

Le Jury du Prix des Bonnes Pratiques Qualité Performance : « Les besoins et les objectifs du nouveau processus sont clairement issus d’un dialogue préalable tripartite entre le bureau de l’UVA, les représentants des associations estudiantines et de l’administration de l’EPF. La pratique a été mise au point dans le cadre d’un partenariat EPF/UVA. Elle a fait l’objet d’une présentation aux associations sur les 3 campus, de quelques ajustements en fonction des commentaires et suggestions recueillis, puis d’une validation en AG de l’UVA en mai 2016. Cette démarche témoigne donc d’une véritable démarche de qualité, portée par des étudiants non spécialistes, ce qui est remarquable ».

Pierre François, Président de l’UVA EFP : « Nous sommes très fiers d’avoir pu remporter ce Prix des Bonnes Pratiques, même si nous ne sommes pas des spécialistes de la qualité. Grâce au soutien de l’équipe administrative de l’école, très impliquée dans nos conseils d’administration, nous sommes ravis d’avoir pu améliorer le service rendu aux associations de l’EPF pour leur permettre à leur tour de faire vivre la vie associative ! »

Fiche d’identité
Localisation : Sceaux (Hauts-de-Seine - 92)
Activité : Association en charge de créer du lien entre les associations et l’administration de l’école et de répartir le budget associatif.
Localisation : Sceaux (Hauts-de-Seine - 92)
Effectif : 27 personnes
Budget géré : 75 000 € (2017)

Crédit photo : Mouyal Meyer